QafilaQafila.com.bd← Back to home

Privacy Policy

Effective date: 10 August 2026 Data controller: Qafila.com.bd, trade licence number TRAD/DNCC/004998/2026, House 01, Road 5, Block H, Eastern Housing, Mirpur 12, Dhaka, Bangladesh. Contact: supportqafila@gmail.com · 01349761617

This policy explains what personal data Qafila collects on its website, why, who it is shared with, and the choices you have.

1. What we collect

From Pilgrims

  • Your name and your mobile phone number, verified by one-time code. These are the only details required to sign up.
  • If you choose to sign in with Google or add an email: your email address and, with Google, your profile photo. An email address is optional for Pilgrims and is never required to use Qafila.
  • The content of your trip requests (RFQs): trip type, dates, number of travellers, budget, and notes you write.
  • Reviews and ratings you submit, and fraud reports you file.
  • Basic technical data: device and browser information, IP address, and usage logs.

Identity documents (National ID or passport) are optional for Pilgrims. We do not ask for them at sign-up, and they are never required to use Qafila or any of its features. You may choose to submit a National ID and/or passport number and photo only to get a Verified badge on your requests. These documents are stored privately, are visible only to Qafila administrators, and are never shown to travel agencies. You may delete them, or request their deletion, at any time. Any identity documents a travel agency separately requires for your booking or visa are provided directly to that agency, outside Qafila.

বাংলা: পরিচয়পত্র (জাতীয় পরিচয়পত্র বা পাসপোর্ট) হজযাত্রীদের জন্য ঐচ্ছিক। সাইন-আপের সময় আমরা এগুলো চাই না, এবং Qafila বা এর কোনো সুবিধা ব্যবহার করতে এগুলো কখনও বাধ্যতামূলক নয়। শুধুমাত্র আপনার অনুরোধে যাচাইকৃত ব্যাজ পেতে চাইলে আপনি জাতীয় পরিচয়পত্র এবং/অথবা পাসপোর্টের নম্বর ও ছবি জমা দিতে পারেন। এই নথিগুলো গোপনে সংরক্ষণ করা হয়, শুধু Qafila অ্যাডমিনরা দেখতে পারেন, এবং কোনো ট্রাভেল এজেন্সিকে কখনও দেখানো হয় না। আপনি যেকোনো সময় এগুলো মুছে ফেলতে পারেন বা মুছে ফেলার অনুরোধ করতে পারেন। কোনো ট্রাভেল এজেন্সি আপনার বুকিং বা ভিসার জন্য আলাদাভাবে যে পরিচয়পত্র চায়, তা Qafila-র বাইরে সরাসরি সেই এজেন্সিকে দেওয়া হয়।

From Agencies

  • Business and contact details, including the registered phone number.
  • Verification (KYC) documents: trade license number and photo, MoRA license number and photo, HAAB license number and photo (optional), and the responsible person's National ID and passport numbers and photos.
  • Token purchase and advertising transaction records, including amounts, any VAT charged, and payment gateway transaction references.
  • Bids placed, ratings received, and basic technical data as above.

Licensed-agency reference list

Qafila maintains a reference list of licensed Hajj and Umrah agencies published by the authorities. It contains the agency name, licence type (Hajj, Umrah, or both), and the business contact details as published — business information, not personal information about private individuals. We did not collect it from you, and we use it for one purpose only: to verify agency registrations. When an agency signs up, we check the email address or mobile number they have already verified against this list; a match confirms they are the licensed agency they claim to be. The list is never published on Qafila, is not readable by any user, is not used for marketing, and is never sold or shared. If you believe an entry about your agency is wrong or out of date, contact us and we will correct or remove it.

বাংলা: Qafila কর্তৃপক্ষের প্রকাশিত লাইসেন্সপ্রাপ্ত হজ ও ওমরাহ এজেন্সির একটি রেফারেন্স তালিকা সংরক্ষণ করে। এতে এজেন্সির নাম, লাইসেন্সের ধরন (হজ, ওমরাহ, বা উভয়) এবং প্রকাশিত ব্যবসায়িক যোগাযোগের তথ্য থাকে — এটি ব্যবসায়িক তথ্য, কোনো ব্যক্তির ব্যক্তিগত তথ্য নয়। এটি আমরা আপনার কাছ থেকে সংগ্রহ করিনি, এবং কেবল একটি কাজেই ব্যবহার করি: এজেন্সির নিবন্ধন যাচাই করতে। কোনো এজেন্সি সাইন-আপ করলে, তারা আগে থেকেই যাচাই করা যে ইমেইল ঠিকানা বা মোবাইল নম্বর ব্যবহার করেছেন সেটি আমরা এই তালিকার সঙ্গে মিলিয়ে দেখি; মিলে গেলে বোঝা যায় তারা সত্যিই সেই লাইসেন্সপ্রাপ্ত এজেন্সি। এই তালিকা Qafila-তে কখনও প্রকাশ করা হয় না, কোনো ব্যবহারকারী এটি পড়তে পারেন না, বিপণনের কাজে ব্যবহার করা হয় না, এবং কখনও বিক্রি বা শেয়ার করা হয় না। আপনার এজেন্সি সম্পর্কে কোনো তথ্য ভুল বা পুরনো মনে হলে আমাদের জানান, আমরা তা সংশোধন করব বা সরিয়ে দেব।

Payment data

Card and mobile-banking payments are processed by our payment gateway partners (including SSLCommerz). Qafila does not receive or store your full card number or payment credentials; we receive confirmation of payment and a transaction reference.

2. Why we use it

  • To operate the marketplace: accounts, RFQs, bidding, notifications, wallets.
  • To verify Agencies before allowing them to bid, as a trust and safety measure.
  • To pass your contact details to approved Agencies so they can quote for your request — this is a core function of the service, and exactly when it happens is set out in Section 3.
  • To process token and advertising purchases and to keep tax, VAT, and accounting records required by law.
  • To prevent, investigate, and act on fraud, forgery, and abuse.
  • To improve the Platform and fix problems.
  • To comply with legal obligations and enforce our Terms and Conditions.

3. Who we share it with

  • Approved Agencies, when you post your request. For requests posted on or after 12 August 2026, any approved Agency may receive your name and mobile number and a summary of your request — including before any Agency has made an offer — and may contact you directly. An Agency that submits an offer on your request always receives them. You are told this on the posting form before you submit, and your consent is recorded with the request. We never release your email address to Agencies. Requests posted between 10 and 12 August 2026 keep the rule of that period, under which your details went only to Agencies that actually submitted an offer; requests posted before 10 August 2026 keep the earlier rule, under which contact was exchanged only on acceptance. Which rule applies is fixed for the life of each request and is never changed retrospectively.
  • The counterparty, on acceptance. When you accept a bid, you receive the winning Agency's name, phone number, and email; losing Agencies are told the winning Agency's name. Under the rule above the winning Agency already holds your contact details, so acceptance releases nothing further about you.
  • Other users, in limited form. Agency names, ratings, and reviews are visible on the Platform. Pilgrim RFQ contents are visible to Agencies so they can bid; your contact details reach approved Agencies only, never the whole Platform and never the public web.
  • Service providers. We host data on Google Firebase / Google Cloud Platform, with our primary data location in the asia-southeast1 (Singapore) region — meaning your data is stored outside Bangladesh with a processor bound by its own security commitments. Payment processing is handled by our payment gateways.
  • Meta (Facebook/Instagram), for advertising measurement. So we can tell which adverts work, Meta receives your IP address, browser user-agent, the page address, and its own _fbp/_fbc cookies, together with the fact that a page was viewed, a trip-request form was opened, or a request was posted (with trip type and a broad budget range). Never your name, phone, email, National ID or passport details, in any form, hashed or otherwise. This does not happen at all if your browser sends a Do Not Track or Global Privacy Control signal. Section 8 sets this out in full.
  • Authorities. We disclose data where required by Bangladeshi law, court order, or a lawful request from a competent authority, and where necessary to investigate fraud.
  • We do not sell personal data.

4. How we protect it

  • Data is encrypted in transit.
  • Agency KYC document images are stored privately and are accessible only to the account owner and authorized Qafila administrators, enforced by server-side security rules.
  • Access to administrative functions is restricted and logged.
  • No system is perfectly secure; we cannot guarantee absolute security, but we take reasonable technical and organizational measures appropriate to the sensitivity of the data.

5. How long we keep it

  • Account data: for as long as your account exists.

  • Transaction, tax, and accounting records: for the period required by Bangladeshi tax and commercial law, even after account deletion.

  • Agency KYC documents: for as long as the Agency account is active, plus any period required for legal, fraud-prevention, or audit purposes.

  • Fraud and enforcement records: as long as reasonably necessary to protect the Platform and its users.

  • Unfinished sign-ups: 90 days. If you start signing up and something fails, we keep the phone number or email address you typed, the step you reached and the technical error — so we can help you finish the registration you started, and so we can find and fix whatever failed. That is the only use. These records are never used for marketing, never shared with anyone, and are visible only to Qafila administrators. They are deleted automatically the moment you complete registration, deleted on request (contact us at the address below), and deleted in any case 90 days after your last attempt. We do not store your IP address with them.

    বাংলা: অসম্পূর্ণ সাইন-আপ: 90 দিন। সাইন-আপ শুরু করার পর কিছু ব্যর্থ হলে, আপনি যে ফোন নম্বর বা ইমেইল লিখেছিলেন, কোন ধাপে পৌঁছেছিলেন এবং কারিগরি ত্রুটিটি আমরা সংরক্ষণ করি — যাতে আপনার শুরু করা নিবন্ধনটি সম্পন্ন করতে আপনাকে সাহায্য করতে পারি, এবং যা ব্যর্থ হয়েছে তা খুঁজে ঠিক করতে পারি। এটিই একমাত্র ব্যবহার। এই রেকর্ড কখনো বিপণনে ব্যবহার হয় না, কারো সঙ্গে শেয়ার হয় না, এবং কেবল Qafila-র প্রশাসকরা দেখতে পারেন। নিবন্ধন সম্পন্ন করার সঙ্গে সঙ্গে এগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যায়, অনুরোধ করলে মুছে দেওয়া হয় (নিচের ঠিকানায় যোগাযোগ করুন), এবং যেকোনো অবস্থায় আপনার শেষ চেষ্টার 90 দিন পর মুছে যায়। এগুলোর সঙ্গে আপনার IP ঠিকানা সংরক্ষণ করা হয় না।

6. Your choices and rights

  • You can access and correct your profile information in your account.
  • You can request a copy of your data, or deletion of your account and data, at supportqafila@gmail.com or 01349761617. We will honour deletion requests except where retention is required by law (for example, tax and transaction records) or for legitimate fraud-prevention purposes.
  • You can withdraw from the service at any time by closing your account.

7. Children

Qafila is for adults aged 18 and over. We do not knowingly collect data from anyone under 18. If you believe a minor has created an account, contact us and we will remove it.

8. Cookies and analytics

The website uses cookies and similar technologies necessary for sign-in and session security.

We also use the Meta Pixel (Facebook/Instagram advertising) so we can tell which of our adverts bring people to Qafila. This is a third-party advertising technology, and it means some information about your visit is shared with Meta. Specifically:

  • Meta receives your IP address, your browser's user-agent string, the page address you are on, and cookies Meta itself sets in your browser (_fbp, and _fbc if you arrived from an advert).
  • We report three things: that a page was viewed, that someone opened the trip-request form, and that someone posted a trip request. The posted-request report also carries the trip type (Hajj or Umrah) and a broad budget range — never the exact amount.
  • Some of these reports are sent from your browser and some from our server. Both kinds carry only what is described here.
  • We never send Meta your name, phone number, email address, National ID, passport details, or any account identifier — not even in scrambled or "hashed" form. Meta cannot learn who you are from us.
  • If your browser sends a "Do Not Track" or Global Privacy Control signal, the Meta Pixel does not load at all and none of the above is sent. You can also block it with any standard ad-blocking or tracking-protection tool, and the site will work normally.
  • Meta uses this data under its own terms as an independent controller. See Meta's privacy policy at https://www.facebook.com/privacy/policy for what it does with it.

We do not use any other third-party advertising or analytics network. If that changes, we will update this policy with a new effective date.

We do measure our own traffic, and we do it without identifying you. Qafila counts pageviews, visits and how far sign-ups get, and stores those as daily totals only — for example "412 pageviews, 96 visits, 31 people reached phone verification on 26 July". We do not store any visitor identifier, IP address or browser user-agent string alongside these counts, and there is no profile of you to build or sell. Your browser keeps two small local markers so it can tell us whether a visit is new, but those markers never leave your device. If your browser sends a "Do Not Track" or Global Privacy Control signal, we do not count you at all.

বাংলা: ওয়েবসাইটটি সাইন ইন ও সেশনের নিরাপত্তার জন্য প্রয়োজনীয় কুকি ও অনুরূপ প্রযুক্তি ব্যবহার করে।

আমাদের কোন বিজ্ঞাপন থেকে মানুষ Qafila-তে আসছেন তা বোঝার জন্য আমরা Meta Pixel (Facebook/Instagram বিজ্ঞাপন) ব্যবহার করি। এটি একটি তৃতীয় পক্ষের বিজ্ঞাপন প্রযুক্তি, অর্থাৎ আপনার ভিজিটের কিছু তথ্য Meta-র সঙ্গে শেয়ার করা হয়। নির্দিষ্টভাবে:

  • Meta আপনার IP ঠিকানা, ব্রাউজারের ইউজার-এজেন্ট, আপনি যে পৃষ্ঠায় আছেন তার ঠিকানা, এবং Meta নিজে আপনার ব্রাউজারে যে কুকি রাখে (_fbp, এবং বিজ্ঞাপন থেকে এলে _fbc) সেগুলো পায়।
  • আমরা তিনটি বিষয় পাঠাই: একটি পৃষ্ঠা দেখা হয়েছে, কেউ ট্রিপ অনুরোধের ফর্ম খুলেছেন, এবং কেউ ট্রিপ অনুরোধ জমা দিয়েছেন। জমা দেওয়ার তথ্যের সঙ্গে ট্রিপের ধরন (হজ বা উমরাহ) ও বাজেটের একটি আনুমানিক সীমা থাকে — কখনও সঠিক অঙ্ক নয়।
  • এর কিছু তথ্য আপনার ব্রাউজার থেকে, কিছু আমাদের সার্ভার থেকে পাঠানো হয়। দুই ক্ষেত্রেই কেবল এখানে বর্ণিত তথ্যই যায়।
  • আমরা কখনও আপনার নাম, ফোন নম্বর, ইমেইল, জাতীয় পরিচয়পত্র, পাসপোর্টের তথ্য বা কোনো অ্যাকাউন্ট শনাক্তকারী Meta-কে পাঠাই না — এনক্রিপ্ট বা "হ্যাশ" করা অবস্থাতেও নয়। আমাদের কাছ থেকে Meta আপনার পরিচয় জানতে পারে না।
  • আপনার ব্রাউজার "Do Not Track" বা Global Privacy Control সংকেত পাঠালে Meta Pixel একেবারেই লোড হয় না এবং উপরের কোনো তথ্যই পাঠানো হয় না। আপনি যেকোনো সাধারণ অ্যাড-ব্লকার দিয়েও এটি বন্ধ করতে পারেন, তাতে সাইট স্বাভাবিকভাবেই কাজ করবে।
  • Meta এই তথ্য তার নিজস্ব শর্তে একজন স্বাধীন নিয়ন্ত্রক হিসেবে ব্যবহার করে। বিস্তারিত: https://www.facebook.com/privacy/policy

এর বাইরে আমরা অন্য কোনো তৃতীয় পক্ষের বিজ্ঞাপন বা অ্যানালিটিক্স নেটওয়ার্ক ব্যবহার করি না। পরিবর্তন হলে নতুন কার্যকর তারিখসহ এই নীতি হালনাগাদ করা হবে।

আমরা নিজেদের ট্রাফিক পরিমাপ করি, তবে আপনাকে শনাক্ত না করেই। Qafila পেজভিউ, ভিজিট এবং সাইন-আপ কতদূর এগোয় তা গণনা করে এবং কেবল দৈনিক মোট হিসেবে সংরক্ষণ করে — যেমন “26 জুলাই: 412 পেজভিউ, 96 ভিজিট, 31 জন ফোন যাচাই পর্যন্ত পৌঁছেছেন”। এই গণনার সঙ্গে কোনো ভিজিটর শনাক্তকারী, IP ঠিকানা বা ব্রাউজারের ইউজার-এজেন্ট সংরক্ষণ করা হয় না, তাই আপনার কোনো প্রোফাইল তৈরি বা বিক্রি করার সুযোগই নেই। ভিজিট নতুন কিনা তা জানাতে আপনার ব্রাউজার দুটি ছোট চিহ্ন রাখে, কিন্তু সেগুলো কখনও আপনার ডিভাইস ছেড়ে যায় না। আপনার ব্রাউজার “Do Not Track” বা Global Privacy Control সংকেত পাঠালে আমরা আপনাকে একেবারেই গণনা করি না।

9. Changes to this policy

We may update this policy. Material changes will be announced on the Platform with a new effective date. Continued use after the effective date constitutes acceptance.

10. Contact

Questions, requests, or complaints: Qafila.com.bd, trade licence number TRAD/DNCC/004998/2026, House 01, Road 5, Block H, Eastern Housing, Mirpur 12, Dhaka, Bangladesh — supportqafila@gmail.com · 01349761617

This document is a draft pending legal review before publication.